Контрольно-организационный отдел

Сотрудники отдела

Утверждено
Постановлением администрации
муниципального образования
"Город Астрахань"
от 18 февраля 2016 г. N 971

ПОЛОЖЕНИЕ
О КОНТРОЛЬНО-ОРГАНИЗАЦИОННОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ
ПО КОММУНАЛЬНОМУ ХОЗЯЙСТВУ И БЛАГОУСТРОЙСТВУ
АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
"ГОРОД АСТРАХАНЬ"

I. Общие положения

1.1. Контрольно-организационный отдел управления по коммунальному хозяйству и благоустройству администрации муниципального образования "Город Астрахань" (далее - отдел) является структурным подразделением управления по коммунальному хозяйству и благоустройству администрации муниципального образования "Город Астрахань" (далее - управление) и находится в непосредственном подчинении начальника управления.
1.2. Положение об отделе утверждается постановлением администрации муниципального образования "Город Астрахань".
1.3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законодательными актами Астраханской области, правовыми актами органов местного самоуправления, а также Положением об управлении и настоящим Положением об отделе.
1.4. Настоящее Положение изменяется и корректируется в соответствии с изменением задач, функций, полномочий, ответственности, возложенных на отдел.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами контрольно-организационного отдела являются:
2.1. Обеспечение единого порядка документирования, электронного документооборота, организации работы с документами, контроля исполнения документации.
2.2. Организация работы по приему и обработке входящей и исходящей документации, в том числе заказной и обыкновенной почты, документации, поступившей посредством факсимильной связи, электронной почты, фельдъегерской связи, нарочно с курьером.
2.3. Произведение постановки на контроль и снятие с контроля документов.
2.4. Обеспечение контроля за сроками исполнения документов, находящихся на контроле, в соответствии с резолюциями руководства администрации муниципального образования "Город Астрахань".
2.5. Работа системного администратора и пользователей с информационными системами, распределения сетевых ресурсов коллективного пользования и поддержания необходимого уровня защиты информации, ее сохранности и соблюдения прав доступа к информации.
2.6. Хозяйственное обслуживание управления.
2.7. Обеспечение сохранности хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение.
2.8. Соблюдение чистоты в помещениях и на прилегающей территории.
2.9. Содержание в надлежащем техническом состоянии помещений и принятие мер по своевременному их ремонту.
2.10. Обеспечение работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.
2.11. Руководство работой обслуживающего персонала.

III. Функции отдела

Контрольно-организационный отдел осуществляет следующие функции:
3.1. Ведет учет (базы данных) стоящих на контроле документов.
3.2. Организует работу по приему, своевременной и качественной регистрации, оформлению документов, их электронной регистрации, учету в электронной системе и передаче соответствующим отделам управления.
3.3. Разрабатывает номенклатуры дел отделов управления, методические рекомендации, инструкции в пределах компетенции отдела.
3.4. Обеспечивает тиражирование и рассылку зарегистрированных распоряжений и постановлений администрации и мэра города в отделы управления.
3.5. Осуществляет консультативную помощь сотрудникам управления в части составления номенклатуры дел, работы в электронных офисных системах электронного документооборота.
3.6. Разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, их систематизации.
3.7. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования отделами управления дел, подлежащих сдаче в архив.
3.8. Формирует текущий архив по делопроизводству.
3.9. Информирует начальника управления, курирующих заместителей начальника управления о ходе выполнения контрольных заданий и о состоянии исполнительской дисциплины по контролируемым распорядительным документам, протоколам совещаний.
3.10. Составляет отчеты, справки о деятельности отдела.
3.11. Устанавливает на серверы операционные системы, необходимые для работы программного обеспечения.
3.12. Осуществляет конфигурацию программного обеспечения серверов.
3.13. Поддерживает в работоспособном состоянии программное обеспечение серверов.
3.14. Регистрирует пользователей локальной сети и почтового сервера, назначает идентификаторы и пароли.
3.15. Осуществляет техническую и программную поддержку пользователей, консультирует пользователей по вопросам работы локальной сети и программ, составляет инструкции по работе с программным обеспечением и доводит их до сведения пользователей.
3.16. Устанавливает права доступа и контролирует использование сетевых ресурсов.
3.17. Обеспечивает своевременное копирование, архивирование и резервирование данных.
3.18. Принимает меры по восстановлению работоспособности локальной сети при сбоях или выходе из строя сетевого оборудования.
3.19. Выявляет ошибки пользователей и программного обеспечения и принимает меры по их исправлению.
3.20. Обеспечивает сетевую безопасность (защиту от несанкционированного доступа к информации, просмотра или изменения системных файлов и данных), безопасность межсетевого взаимодействия.
3.21. Осуществляет антивирусную защиту серверов и локальной сети.
3.22. Готовит предложения по модернизации и приобретению сетевого оборудования.
3.23. Осуществляет контроль за монтажом оборудования локальной сети специалистами сторонних организаций.
3.24. Сообщает начальнику управления о случаях нарушения правил пользования локальной сетью и принятых мерах.
3.25. Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты помещений управления, а также контроль за исправностью оборудования (освещения, систем отопления, водоснабжения и канализации).
3.26. Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (здания, помещений, систем водоснабжения, отопления, освещения, канализации и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
3.27. Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных работ.
3.28. Обеспечивает отделы управления мебелью, хозяйственным инвентарем, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
3.29. Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
3.30. Руководит работами по благоустройству, озеленению и уборке помещений управления и прилегающей территории.
3.31. Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
3.32. Следит за санитарным состоянием помещений управления и прилегающей территории.
3.33. Принимает меры по своевременной обработке помещений от бытовых насекомых, грызунов, пр.
3.34. Организует своевременный вывоз макулатуры, прочих отходов.
3.35. Организует хранение, обеспечивает сохранность инвентаря и прочего имущества управления в соответствии со своими функциональными обязанностями, ведет учет и составляет отчеты о сохранности и состоянии инвентаря и прочего имущества.
3.36. Производит инвентаризацию, списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
3.37. Своевременно обеспечивает работников управления канцелярскими принадлежностями, расходными материалами к хозяйственно-бытовой и оргтехнике, предметами хозяйственного обихода, спецодеждой, инструментами.
3.38. Контролирует своевременное закрытие всех хозяйственных помещений управления.
3.39. Контролирует соблюдение работниками правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.
3.40. Проводит вводный инструктаж сотрудников по безопасности в соответствии с законодательством РФ.
3.41. Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг по хозяйственной деятельности управления с последующим получением счетов и актов по выполненным работам для своевременной оплаты.
3.42. Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе управления, принимаемых мерах по их ликвидации.
3.43. Обеспечивает целостность, достоверность, сохранность и конфиденциальность информации, используемой в отделе.
3.45. Ведет кадровую работу в соответствии с главой 8 Федерального закона "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Астраханской области "Об отдельных вопросах правового регулирования муниципальной службы в Астраханской области" и иными законами и нормативными правовыми актами РФ, консультирование работников управления в сфере трудового законодательства.
3.46. Осуществляет проверку законности увольнения и перевода работников, наложения на них дисциплинарных взысканий.

IV. Права и обязанности отдела

Контрольно-организационный отдел в соответствии с возложенными функциями наделен следующими правами:
- принимать участие в работе совещаний, семинаров, проводимых администрацией муниципального образования "Город Астрахань", управлением и другими организациями;
- проводить проверку по ведению делопроизводства в отделах управления:
- осуществлять иные права в пределах установленных полномочий.
Отдел обязан:
- подготавливать отчетность в части, касающейся отдела;
- в установленные сроки отвечать на запросы структурных подразделений администрации муниципального образования "Город Астрахань", администраций районов, обращений граждан и организаций, направлять запрашиваемую информацию и материалы в контролирующие органы;
- соблюдать правила пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка, нормы служебной этики, порядок работы со служебной информацией.

V. Организация работы отдела

5.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности приказом начальника управления.
5.2. Сотрудники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом начальника управления.
5.3. Сотрудники отдела осуществляют свою деятельность в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.

VI. Ответственность

6.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных настоящим Положением и должностной инструкцией.
6.2. Сотрудники отдела несут персональную ответственность за правильность подготовленных документов, своевременность и достоверность предоставляемой информации, выполнение возложенных на них задач и функций в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.
6.3. Сотрудники отдела несут ответственность в установленном законом порядке:
- за соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;
- за соблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности;
- за сохранность имущества.