Тема

Вопрос - ответ

 

Управление муниципального заказа

ВОПРОС: Как привести в порядок документы за прошедшие годы? Номенклатуры не было. 

         ОТВЕТ: Упорядочение, или научно-техническую обработку, документов организации следует начинать с  экспертизы ценности документов, т.е. анализа документов с целью определения сроков их хранения. При отсутствии номенклатуры сроки хранения определяются на основании перечней документов.  На сегодняшний день действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2010). Однако, следует знать, что при обработке документов, созданных за 2000-2010 гг., нужно применять Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).    

         По итогам экспертизы ценности выявляются дела:

- с истекшими сроками хранения, на которые составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (прил. 21 к «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526)» (далее - Правила);

постоянного хранения;

временного (до 10 лет) хранения;

временного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу.

       Дела, отобранные для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу далее проходят научно-техническую обработку в соответствии с Правилами: проводится формирование дел (систематизация документов в деле), нумерация листов, составление листа-заверителя, подшивка, оформление обложек, составление внутренней описи дела (при необходимости), составление описей дел.

  При составлении архивных описей рекомендуем использовать помимо Правил... методические рекомендации «Составление архивных описей» (М., 2005).

       Во избежание нарушений законодательства об архивном деле рекомендуем своевременно осуществлять упорядочение документов вашего учреждения. При необходимости учреждение вправе привлекать на платной основе специалистов государственного или муниципального архива. 

 

ВОПРОС: Для дел временного хранения обязательно делать жесткую (картонную) обложку? 

         ОТВЕТ: На основании п. 4.19 Правил, дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению, т.е. допускается не проводить систематизацию документов в деле и не нумеровать листы. Однако, заключение дела временного хранения в твердый переплет Правилами предусмотрен! При этом архивисты-практики дела временного срока хранения хранят в папках-скоросшивателях.  

       

ВОПРОС: В составе ЭК должны быть специалисты из разных отделов?

         ОТВЕТ: В соответствии с примерным Положением об экспертно-проверочной комиссии (утв. приказом  Росархива от 19 января 1995г. № 2) экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения. Ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.  Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников, представителя делопроизводственной службы, а также представителя государственного или муниципального архива (в том случае, если ваше учреждение является источником его комплектования).      

 

Управление по строительству, архитектуре и градостроительству администрации города

ВОПРОС: Будут ли приниматься на хранение документы постоянного хранения по личному составу? 

     ОТВЕТ: При  завершении определенной процедуры формирования Списка № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА» наш архив начнет прием документов постоянного хранения.  Но обращаем ваше внимание, что прием документов будет осуществляться по истечении сроков временного хранения документов в учреждении, предусмотренных статьей 22 Федерального закона  №125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации».При этом учреждение-сдатчик обеспечивает передачу своих документов уже в упорядоченном состоянии, в соответствии с Правилами

 

Управление муниципального имущества администрации города 

ВОПРОС: Какая работа ведется по передаче в архив электронных документов, подписанных ЭЦП?

         ОТВЕТ: Основная цель архивных учреждений — это обеспечение сохранности архивных документов на различных носителях. Однако, ввиду недолголвечности электронных носителей (не более 7-10 лет), постоянного обновления программного обеспечения, в электронном формате могут храниться только документы временного (до 10 лет) срока хранения. Это проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутренняя переписка; документы по регистрации, учету и контролю и др.

Документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения (приказы, распоряжения по основной деятельности, статистические отчеты, годовые планы и отчеты, штатные расписания, документы, подтверждающие трудовой стаж и т.д.) должны иметь обязательный экземпляр на бумажном носителе со всеми реквизитами, определяющими его юридическую силу. Этот экземпляр и передается на хранение в архивное учреждение.

В настоящее время Федеральное архивное агентство (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ведут  большую научно-исследовательскую работу по проблеме хранения, комплектования и использования документов на электронных носителях.   Активно в практику работы внедряется безбумажный документооборот.  Однако  к задаче  создания архивов электронных документов, т.е. не имеющих бумажного оригинала, Росархив еще не приступил.

 

МУ автобусно-троллейбусное предприятие 

ВОПРОС: Кто куратор нашего предприятия?

         ОТВЕТ: К сожалению, в настоящее время ваше предприятие не является источником комплектования ни одного архивного учреждения области, поэтому вы не имеете куратора. Для того, чтобы ваше предприятие включили в Список № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА», нужно обратиться с письмом в адрес нашего учреждения.   Решение о включении в Список принимается Агентством по делам архивов Астраханской области на основании результатов обследования состава документов предприятия.

 

Жилищное управление администрации города Организационно-контрольный отдел администрации Ленинского района

ВОПРОС: Как и когда передать часть архива? Когда структурные подразделения (администрации) начнут передачу нормативно-правовых актов на хранение в муниципальный архив?

     ОТВЕТ: При  завершении определенной процедуры формирования Списка № 1 источников комплектования МКУ г. Астрахани «АГА» наш архив начнет прием документов постоянного хранения. При этом согласно федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные документы должны передаваться в архив только в упорядоченном состоянии. Упорядочение документов должно производиться в соответствии с п. 4.19-4.32, 5.5.-5.6 Правилами. 

 

Зав. сектором делопроизводства управления контроля и документооборота администрации г.Астрахани

ВОПРОС: Прошивание копии документа при выдаче заявителю (ГОСТы, стандарты есть? Какие?)

         ОТВЕТ: Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003, а именно- в нижней части листа копии. Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так, листы прошиваются в ручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют  оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии. (по материалам журнала «Делопроизводство и документооборот  на предприятии»)

 

Ответы на вопросы, обсуждаемые в работе Круглого стола в 2016 году

 

1. МУП г.Астрахани «Астрводоканал»

 

ВОПРОС:В организации несколько лет не составлялись описи дел (постоянного хранения и по личному составу). Как теперь это правильно сделать? Составлять описи на каждый год или сделать одну, включая дела за все годы?

         ОТВЕТ:По состоянию на 2016 год можно составить сводную опись дел по 2012 год включительно. Заголовки дел в сводной описи систематизируйте по хронологически-структурному или хронологически-функциональному признаку.

При этом описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

Согласно п.4.12. Правил, организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации (прим: документы Архивного фонда Российской Федерации создаются в организациях, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архива) создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

 

2. МКП г.Астрахани «Горсвет»

 

ВОПРОС:Способы уничтожения документов, с истекшим сроком хранения.

         ОТВЕТ: Документы, сроки хранения которых истекли, передаются на уничтожение (утилизацию) согласно акту установленной формы, согласованному экспертной комиссией организации и утвержденному руководителем организации.  Документы, выделенные к уничтожению, могут быть уничтожены организацией самостоятельно (шредирование, сжигание) либо сторонней организацией, оказывающей услуги по утилизации. При этом необходимо иметь документ, подтверждающий факт уничтожения (утилизации).

 

ВОПРОС:Срок хранения дел (после закрытия) в организации для последующей сдачи в архив.

         ОТВЕТ: срок временного хранения документов в муниципальных организациях установлен ч.3 ст.22 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов муниципальных организаций срок временного хранения в организациях составляет 5 лет.

         Пояснение: в 2016 году в Астраханский городской архив могут быть приняты архивные документы, имеющие срок хранения «постоянно», законченные делопроизводством в 2010 году и включенные в состав Архивного фонда РФ. Включение документов в состав Архивного фонда РФ на территории Астраханской области осуществляется Агентством по делам архивов Астраханской области на основании документов, представленных муниципальным архивом.

 

ВОПРОС:Сдача документов при реорганизации и ликвидации.

         ОТВЕТ:

- передача документов организации при ее реорганизации регламентируется ч.6, ч.7 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«6. При реорганизации … муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования … муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими … муниципальными архивами.

7. При реорганизации …муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с соответствующими специально… уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.»;

- передача документов организации при ее ликвидации регламентируется ч.8 ст.23 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:

«8. При ликвидации… муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий … муниципальный архив.».

При этом согласно ч.2 ст.23 выше указанного Федерального закона «Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств … организаций, передающих документы.».

 

3. МБУ г.Астрахани «Чистый город»

 

ВОПРОС: Хранение электронных документов

         ОТВЕТ: работа по организации хранения электронных документов регламентируется пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526) (далее-Правила).

         Однако, во избежание преждевременной утраты информации, рекомендуем документы с длительным сроком хранения создавать на бумажном носителе.

 

ВОПРОС:Трудовые книжки уволенных работников

         ОТВЕТ: Согласно ст.664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,трудовые книжки уволенных работников хранятся в организации:

- до востребования;

- не востребованные – 75 лет (созданные до 2003 года) либо 50 лет (созданные с 2003 года) (согласно с. 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).